凡是反映学校教育活动和历史发展，具有保存价值的各种以音响、画面形象等方式记录的专门载体及其相配套的文字材料都属于声像档案。声像档案必须要实行集中统一的管理，确保档案的完整、准确、系统、安全，便于开放和利用。由于声像资源如照片、音频、视频文件本身的特点，它们的查找、调阅比一般档案要困难得多，只有通过运用先进的数据库、多媒体、大数据、人工智能等现代信息技术，才能不断适应新形势的要求。
声像管理系统具有以下特点：
- 系统在自主研发的档案综合管理系统Archives4（现版本V4.0.2）上实现，因此具有档案综合管理所有业务功能。同时部分功能根据东南大学档案馆实际的业务需求进行了定制开发；
- 标准声像档案库已配置约束字段著录规则以及文件存储路径规则。但可根据档案馆声像档案管理要求进行自定义配置；
- 基于声像文件夹与文件进行快速归档，支持上传ZIP/RAR压缩包在线进行解压缩；
- 具有断点续传的大文件管理功能；
- 声像文件在线浏览与水印功能；
- 声像馆藏统计。可按声像档案门类统计电子文件数量、各载体数量、各来源数量、容量、时长等。也可选择不同的时间段进行对比统计。
更多关于系统详细的功能说明见附件。
